Kötü bir toplantı geçirmemek için yapılması gerekenler
Odaklanmanıza ve sonuç almanıza yardımcı olacak bütün bilgileri sizlerle paylaşıyoruz. Liderlere verimsiz olmanın en etkili yolu sorulduğunda bir çoğu kötü geçen toplantılar diyeceklerdir. Ama asıl gerçek toplantıların kaçınılmaz olması değil gerekli olmasıdır. Eğer takımlarımız büyük hedeflere koşacaksa, bizler plan yapmalı, koordineli olmalı ve hep beraber hareket etmeliyiz. Sorun şu ki toplantıları bir zaman kaybı olarak görürüz.Evet hepimiz bunu bir dönemde olsa hissettik.
Toplantılar bugün her zamankinden çok daha fazla iş saatinden götürüyor. 1960’larda haftada toplam 4 saatin altında süren toplantılar, 10 yıl sonra 2 katına çıktı. Bugün liderler haftanın yaklaşık yarısını harcıyor. Ama kötü haber, bu toplantıların üçte birinin anlamsız ve kötü yönetilen toplantılarla harcanmasıdır. Toplantılar genelde zor kararları erteleme ve sorumluluktan kaçınma yolları haline gelir. Belirgin bir gündem veya amaç olmadığı yerde toplantı yaptığınız olmuştur. Takip edebileceğiniz hedefler var mıydı? Toplantı başladığından itibaren kafanızın karışmasıyla nereden geldiğinizi düşünüyorsunuz. Amerikada yapılan bir ankette, katılımcıların neredeyse yarısı başka bir toplantıya katılmaktan ziyade, sancılı bir diş tedavisini tercih edeceklerini belirtti. Daha iyisini yapmak için hiçbir engel yok. Toplantılar korkunç olmak zorunda değil. Ama önemli olan kritik gerçeği tanımak. İlk belirlenmesi gereken toplantının amacı ve en iyi sonuçları almak için toplantılar düzenlemeyi öğrenmeliyiz.SONUÇ ELDE EDİLEN TOPLANTILAR…
Cameron Herold, Meetings Suck adlı kitabında “sorunun toplantıların berbat olması değil, bizim onları yönetmekte kötü olduğumuzdan” bahsediyor. Toplantılar iş dünyasında, uyumlaştırma potansiyeline sahiptir, yön vermek, enerji, odaklanma ve yaratıcılık üretmek. Ve işinizi bir sonraki seviyeye yükseltmesi için halkınıza ilham vermek. Gerçek şu ki hepimiz bunu gördük. Toplantılarda kaç defa önemli bir sohbet veya dönüşüme yol açacak bilgiler konuşuldu. Yeterli toplantılar olmadan doğru iş yönetimini yapamayız. Aslında, devam eden tüm kötü toplantılara rağmen, en iyi işleri gerçekleştirmek için yapılan toplantıların yüzde 97’si işbirliklerinin çıktığını söylüyor. Toplantıları kaldırmamız gerekmiyor. Toplantılarda sonuç almak için takımlarımızı yetiştirmeliyiz.MLİ TOPLANTILAR İÇİN 3 ÖNERİ
Hem girişimci hem de CEO olarak, toplantılar yürütmek için verimli sisteme geçmek için çeşitli araştırmalar yapıldı. Ancak herkesin sindirip kullanacağı bir kaynak bulması ne kadar zor olsa da Cameron Herold’sın kitabı güzel önerileri içinde barındırıyor. Bunlar içinden 3 noktaya değinecek olursak eğer…- Toplantı amacını tanımlayın, etkili bir toplantı yürütmek için en önemli yapılması gerekenlerden bir tanesidir. Gündem eksikliği en büyük problemlerden bir tanesidir. Kitapta her gündem de üç ana bileşen bulunması gerektiğinden de bahsediyor.
- Toplantı stilini tanımlayın. Toplantı amacını tanımlamanın ötesinde, stili tanımlamak önemlidir. Herold “Gerçekten bir karar almak için birinin amacı bilgileri paylaşmak olduğunda, toplantınız hızlıca sonuca ulaşanilir.”
- Katılımcı rollerini tanımlayın. Herold etkili bir toplantıda beş önemli rol olduğuna değinir.
- Toplantıya başkanlık etme ve gündemi denetleme yetkisine sahip rol,
- Daha sonradan ele alınması gereken iyi fakat konu dışı fikirleri yakalamak için not alan rol
- Zamanlayıcı, zamanı izlemek ve konuları ayrılan zamanlarda yöneten rol,
- Toplantıyı özetlemek ve anahtar eylemleri belirleyen rol
- Öğrenmek ve paylaşmak için katılımcıların rolü